AGROLEVELS S.A.S
NIT 900.673.169
PRESENTACIÓN
La Ley Estatutaria 1581 de 2012 establece los deberes a cargo de los responsables del tratamiento de datos personales, dentro de los cuales se destaca el de adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de esa ley, en especial en lo concerniente a la atención de consultas y reclamos.
DISPOSICIONES GENERALES
ARTÍCULO 1. NORMAS APLICABLES. Este documento se elabora principalmente a la luz de los artículos 15 y 20 de la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012 y el Decreto Reglamentario 1074 de 2015 en sus capítulos 25 y 26.
ARTICULO 2. AMBITO DE APLICACIÓN. Este documento regula el tratamiento de los datos personales que trate la sociedad AGROLEVELS S.A.S., identificada con el NIT 900.673.169, domiciliada en la Carrera 43 A 18 Sur 174, oficina 201, Medellín, Colombia, y representada legalmente por el señor CARLOS ANDRÉS PINEDA MARTÍNEZ o quien haga sus veces, con dirección electrónica legal@agrimanager.app.
ARTÍCULO 3. BASES DE DATOS. La compañía albergará bases de datos de accionistas, trabajadores, contratistas, clientes y proveedores. Las creará y empleará de acuerdo a la autorización previa y expresa de los titulares de los datos personales que se consignen allí y a las finalidades previstas en este texto, adoptando medidas de seguridad que aseguren su circulación restringida. De cumplirse los presupuestos legales, dichas bases de datos serán registradas en el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD). Cumplidas las finalidades del tratamiento de un dato personal o de la base de datos en general, se suprimirá aquel o esta.
ARTÍCULO 4. OBJETO. Por medio de este documento cumple lo previsto en el literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, que regula los deberes a cargo de los responsables del tratamiento de de datos personales. El literal k) mencionado exige adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley, en particular la atención de consultas y reclamos, así como lo establecido en las reglamentaciones de esa ley.
DEFINICIONES
1. Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para que la sociedad pueda llevar a cabo el tratamiento de sus datos personales.
2. Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento por parte de la sociedad.
3. Base de datos: conjunto organizado de datos personales que sean objeto tratamiento por parte de la sociedad.
4. Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. Los datos personales pueden ser públicos, privados o semiprivados.
5. Encargado del tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
6. Responsable del tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decide sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos personales.
7. Dato público: es aquel calificado como tal según el derecho. Son públicos, entre otros, los datos contenidos en documentos públicos, sentencias judiciales ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva y los relativos al estado civil de las personas.
8. Dato semiprivado: es aquel que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular, sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial.
9. Dato privado: es aquel que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.
10. Dato sensible: aquellos relacionados con el origen racial o étnico, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales o de derechos humanos, convicciones políticas, religiosas, de la vida sexual, biométricos o datos de la salud.
11. Aviso de privacidad: documento físico, electrónico generado por el responsable del tratamiento que es puesto a disposición del titular con la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de conocer las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
12. Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
13. Tratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de los mismos.
PRINCIPIOS
Los principios que se establecen a continuación constituyen los parámetros generales que serán respetados por la sociedad AGROLEVELS S.A.S. en los procesos de tratamiento de datos personales.
a) Principio de legalidad en materia de tratamiento de datos: el tratamiento a que se refiere este documento es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y las demás disposiciones que la desarrollan.
b) Principio de finalidad: el tratamiento de datos personales recogidos debe obedecer a una finalidad legítima que debe ser informada al titular;
c) Principio de libertad: por regla general, el Tratamiento sólo puede llevarse a cabo con el consentimiento previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento;
d) Principio de veracidad o calidad: la información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error;
e) Principio de transparencia: en el Tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener de la sociedad AGROLEVELS S.A.S., en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernen;
f) Principio de acceso y circulación restringida: el tratamiento sólo podrá hacerse por las personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados.
g) Principio de seguridad: la información sujeta a tratamiento por parte de la sociedad AGROLEVELS S.A.S. se deberá proteger mediante el uso de las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
h) Principio de confidencialidad: todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento.
AUTORIZACIÓN
La recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de datos personales por parte de la sociedad AGROLEVELS S.A.S. requiere el consentimiento libre, previo, expreso e informado de sus titulares, y para ello contará con los mecanismos idóneos, garantizando para cada caso que sea posible verificar el otorgamiento de dicha autorización.
Dicha autorización podrá constar en cualquier medio, bien sea documento físico, electrónico o cualquier formato que garantice su posterior consulta a través de herramientas técnicas, tecnológicas y desarrollo de seguridad informática.
La autorización del titular de los datos personales incluirá:
1. Quién trata su información personal.
2. Qué información trata.
3. Fines para los cuales la trata.
4. Cómo podrá ejercer sus derechos de acceso, corrección, actualización o supresión de los datos personales tratados.
5. Información sobre tratamiento de datos sensibles.
AGROLEVELS S.A.S. adoptará las medidas necesarias para mantener registros técnicos idóneos para determinar cuándo y cómo obtuvo se la autorización para el tratamiento de datos personales por parte de sus titulares.
DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN
En todo proceso que conlleve el tratamiento por parte de cualquier área de la sociedad de datos personales tanto de clientes, proveedores, empleados como en general cualquier tercero con el cual la sociedad AGROLEVELS S.A.S. tenga relaciones negociales, se le informará al titular de manera expresa y previa por cualquier medio del cual se pueda conservar una constancia los derechos que le asisten, los cuales se enuncian a continuación:
1. Derecho a conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a la sociedad, ya sea esta la responsable o encargada, en cualquier momento en que considere que los datos son parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, capciosos o su tratamiento es prohibido o no ha sido autorizado.
2. Derecho a solicitar en cualquier momento una prueba de la autorización otorgada a la sociedad, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de Ley 1581 de 2012.
3. Derecho a ser informado respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
4. Derecho a presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio las quejas por infracciones a la Ley 1581 de 2012 y demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
5. Derecho a revocar las autorizaciones y/o solicitar la supresión de algún dato cuando considere que la sociedad no ha respetado sus derechos y garantías constitucionales.
6. Derecho a acceder en forma gratuita a los datos personales que voluntariamente decida compartir con la sociedad, para lo cual la compañía, a través de las áreas correspondientes, se compromete a conservar y archivar de forma segura y confiable los datos suministrados y las autorizaciones de cada uno de los titulares de datos personales otorgados en debida forma.
CASOS EN QUE LA COMPAÑÍA NO REQUIERE AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
1. Cuando la información sea solicitada a la sociedad por una entidad pública o administrativa que esté actuando en ejercicio de sus funciones legales, o por orden judicial.
2. Cuando se trate de datos de naturaleza pública.
3. Eventos de urgencia médica o sanitaria debidamente comprobadas.
4. Eventos autorizados por la ley para cumplir fines históricos, estadísticos y científicos.
5. Cuando se trate de datos relacionados con el registro civil de las personas.
A QUIENES SE LES PUEDE ENTREGAR INFORMACIÓN SIN NECESIDAD DE CONTAR CON AUTORIZACIÓN DE LOS TITULARES DE LOS DATOS
1. A los titulares de los datos, sus herederos o representantes cuando lo soliciten a la sociedad AGROLEVELS S.A.S.
2. A las entidades judiciales o administrativas en ejercicio de sus funciones.
3. A los terceros que sean autorizados por alguna ley de la república de Colombia.
4. A los terceros a los que el titular del dato autorice expresamente entregar la información, siempre que prueba idónea de la autorización sea entregada a la sociedad AGROLEVELS S.A.S.
DEBERES DE SOCIEDAD AGROLEVELS S.A.S. EN RELACIÓN CON EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES.
La sociedad tendrá presente que los datos personales son propiedad de sus titulares que por regla general sólo ellas pueden decidir sobre los mismos. En este sentido, hará uso de ellos sólo para aquellas finalidades para las que se encuentra facultada debidamente, y respetando en todo caso la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 y las demás normas aplicables sobre protección de datos personales.
La sociedad se compromete a:
a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de habeas data;
b) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
c) Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten en virtud de la autorización otorgada;
d) Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;
e) Realizar oportunamente, esto es, en los términos previstos en los artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012, la actualización, rectificación o supresión de los datos;
f) Suministrar al encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley;
g) Exigir al encargado del tratamiento en todo momento el respeto de las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular;
h) Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos;
i) Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los titulares en los términos señalados en los artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012;
j) Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad o detalles del dato personal;
k) Insertar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles desde la recepción del reclamo completo.
l) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio;
m) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella;
Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares;
o) Designar un área que asuma la función de protección de datos personales, que dará trámite a las solicitudes de los titulares para el ejercicio de los derechos a que se refiere la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.
p) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
FINALIDADES EN LA CAPTURA, USO Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
La sociedad en el desarrollo de su objeto social y sus relaciones con terceros como accionistas, clientes, empleados, proveedores, empleados y contratistas recopila constantemente datos para cumplir diversas finalidades.
FINALIDADES PARA LOS EMPLEADOS: 1. Cumplir las obligaciones contraídas por AGROLEVELS S.A.S. con el titular de la información en relación con el pago de salarios, prestaciones sociales y demás contribuciones consagradas en el contrato de trabajo o la ley. 2. Ofrecer programas de bienestar corporativo y planificar actividades empresariales para el titular y sus beneficiarios (hijos, cónyuge, compañero permanente) 3. Ofrecer programas de formación y/o capacitación personal. 4.Informar sobre concesión y gestión de permisos, licencias y autorizaciones. 5.Informar sobre promoción y riesgos laborales. 6. Informar sobre promoción y selección de personal. 7.Informar sobre campañas de actualización de datos e información de cambios en el tratamiento de datos personales. 8. Contactar al titular por cualquier medio para fines estadísticos, rotación de empleados al interior de la empresa. 9.Para darles a conocer decisiones que les atañen respecto de la empresa y las funciones que cumplen dentro de la misma. 10 Una vez desvinculado de la empresa autorizó suministrar mis datos y comportamiento laboral a quien lo solicite para fines relacionadas con una nueva vinculación.
FINALIDADES PARA LOS PROVEEDORES:1. Efectuar las gestiones pertinentes para el desarrollo del objeto social de AGROLEVELS S.A.S., en lo que tiene que ver con el cumplimiento del objeto del contrato celebrado con el titular de la información. 2. Fines contables, financieros y comerciales, para fines informativos, de mercadeo y ventas, rendimiento comercial, solicitud de cotizaciones. 3. Contactar al titular a través de correo electrónico para el envío de estados de cuentas, facturas en relación con las obligaciones derivadas del contrato celebrado entre las partes. 4.Contactar al titular a través de cualquier medio, incluido correos electrónicos para realizar gestiones de cobros y/o pagos según corresponda. 5. Informar sobre campañas de actualización de datos e información de cambios en el tratamiento de datos personales, 6. Contactar al titular por cualquier medio para fines estadísticos, registro de entrada y salida de documentos.
FINALIDADES PARA LOS CLIENTES: 1. Efectuar las gestiones pertinentes para el desarrollo del objeto social de AGROLEVELS S.A.S., en lo que tiene que ver con el cumplimiento del objeto del contrato celebrado con el titular de la información. 2.Realizar invitaciones a eventos y ofrecer nuevos productos y servicios 3. Para fines comerciales, administrativos, de mercadeo, ventas. 4. Efectuar encuestas de satisfacción respecto de los bienes y servicios ofrecidos por AGROLEVELS S.A.S., 5. Contactar al titular a través de cualquier medio (Telefónico o electrónico SMS o chat) para realizar encuestas, estudios y/o confirmación de datos personales necesarios para la ejecución de la relación contractual. 6.Contactar al titular a través de cualquier medio (Telefónico o electrónico SMS o chat, para el envío de noticias relacionadas con las campañas de fidelización o mejora de servicios, promoción y marketing publicitario. 7.Contactar al titular a través de correo electrónico para el envío de extractos, estados de cuentas, facturas en relación con las obligaciones derivadas del contrato celebrado entre las partes. 8. Suministrar la información a terceros con los cuales AGROLEVELS S.A.S., tenga relación contractual y que se necesario entregársela par el cumplimiento del objeto contratado. 9.Contactar al titular a través de cualquier medio, incluido correos electrónicos para realizar gestiones de cobros y/o pagos según corresponda. 10. Informar sobre campañas de actualización de datos e información de cambios en el tratamiento de datos personales, 11. Contactar al titular por cualquier medio para fines estadísticos, registro de entrada y salida de documentos.
FINALIDADES SOCIOS DE LA EMPRESA: 1. Esta información se recopila para mantenerlos informados sobre el desarrollo de todas las actividades de la empresa, y sus unidades comerciales. 2.Informarles los problemas y soluciones adoptadas que no requieran autorización de los órganos de control. 3.Para convocarlos a las asambleas ordinarias y extraordinarias según los estatutos de la sociedad.
FINALIDAD PARA LOS CONTRATISTAS CON INJERENCIA EN LA BASE DE DATOS DE LA EMPRESA. 1. Para contactarlos en caso de requerir información sobre los trabajos encomendados. 2.Para convocarlos a reuniones con el objeto de que rindan informes sobre su gestión, o aclaren inconsistencia o presentes informes de acuerdo con las necesidades de la empresa,
En relación con lo anterior AGROLEVELS S.A.S, podrá ejecutar las siguientes acciones:
1. Obtener, almacenar, compilar, intercambiar, actualizar, recolectar, procesar, reproducir y/o disponer de los datos o información parcial o total de aquellos titulares que le otorguen la debida autorización en los términos exigidos por la ley y en los formatos que para cada caso estime convenientes. Clasificar, ordenar, separar la información suministrada por el titular de los datos. Política Manejo de Información y Datos Personales.
2. Efectuar investigaciones, comparar, verificar y validar los datos que obtenga en debida forma con centrales de riesgo crediticio con las cuales se tengan relaciones comerciales.
3. Extender la información que obtenga en los términos de la ley de habeas data, a las empresas con las que contrata los servicios de captura, almacenamiento y manejo de sus bases de datos previas las debidas autorizaciones que en ese sentido obtenga.
4. Transferir los datos o información parcial o total a sus filiales, comercios, empresas y/o entidades afiliadas y aliados estratégicos.
PROTECCION DATOS PERSONALES DE MENORES DE EDAD Y ADOLESCENTES
En atención a lo dispuesto en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y el Decreto Reglamentario 1074 de 2015, la sociedad asegura que el Tratamiento de los datos personales de niños, niñas y adolescentes será realizado respectando sus derechos, razón por la cual, en las actividades comerciales y de mercadeo que realice AGROLEVELS S.A.S. deberá contar con la autorización previa, expresa e informada del padre o la madre o del representante legal de la niña, niño o adolescente.
FORMA DE PROCEDER RESPECTO A LAS CONSULTAS Y SOLICITUDES HECHAS POR LOS TITULARES
DE LOS DATOS
Todo titular de datos personales tiene derecho a realizar consultas y elevar solicitudes a la compañía respecto al manejo y tratamiento dado a su información.
PROCEDIMIENTOS DE ACCESO, CONSULTA Y RECLAMACIÓN
DERECHO DE ACCESO. El poder de disposición o decisión que tiene el Titular sobre la información que le concierne, conlleva necesariamente el derecho de acceder y consultar si su información personal está siendo objeto de tratamiento, así como el alcance, condiciones y generalidades de dicho tratamiento.
De esta manera, AGROLEVELS S.A.S. debe garantizar al Titular su derecho de acceso en tres vías:
a) La primera implica que el Titular pueda conocer la efectiva existencia del tratamiento a que son sometidos sus datos personales.
La segunda, que el Titular pueda tener acceso a sus datos personales que están en posesión del responsable.
c) La tercera, supone el derecho a conocer las circunstancias esenciales del tratamiento, lo cual se traduce en el deber de AGROLEVELS S.A.S. de informar al Titular sobre el tipo de datos personales tratados y todas y cada una de las finalidades que justifican el tratamiento.
CONSULTAS
De conformidad con lo establecido en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 2.2.2.25.4.1 del Decreto 1074 de 2015, los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos.
En consecuencia, AGROLEVELS S.A.S. garantizará el derecho de consulta, suministrando a los Titulares, toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.
Para la atención de solicitudes de consulta de datos personales la sociedad pone a disposición lo siguientes medios:
1. Mediante solicitud a la dirección electrónica contabilidad@agrimanager.app.
2. Solicitando el formulario correspondiente en cualquiera de los establecimientos de AGROLEVELS S.A.S.
3. Cualquier consulta que tenga el titular sobre su información o datos personales o cuando considere necesario instaurar una solicitud de información o considere que sus derechos han sido vulnerados en relación con el uso y el manejo de su información, podrá hacerlo a través de la dirección electrónica contabilidad@agrimanager.app.
Las consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo.
Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los diez (10) días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.
RECLAMOS
De conformidad con lo establecido en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012, el Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 11074 de 2015 o cualquier otra norma aplicable, podrán presentar un reclamo ante el Responsable del Tratamiento, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:
a) El reclamo lo podrá presentar el Titular, teniendo en cuenta la información señalada en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012 y en el artículo 2.2.2.26.2.4 del Decreto 1074 de 2015. Si el reclamo recibido no cuenta con información completa que permita darle trámite, esto es, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
b) Si por algún motivo se recibe un reclamo respecto del cual Agrolevels S.A.S. no se encuentra legitimada por pasiva, esta dará traslado, en la medida de sus posibilidades, a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles, e informará de la situación al interesado.
c) Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos que mantiene el responsable una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles de recibido el reclamo completo. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
d) El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término se informará al interesado antes del vencimiento del referido plazo los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
IMPLEMENTACIÓN DE PROCEDIMIENTOS PARA GARANTIZAR EL DERECHO A PRESENTAR RECLAMOS
En cualquier momento y de manera gratuita el Titular o su representante podrán solicitar a AGROLEVELS S.A.S. la rectificación, actualización o supresión de sus datos personales, previa acreditación de su identidad.
1) Los derechos de rectificación, actualización o supresión se podrán ejercer por:
a) El Titular o sus causahabientes, previa acreditación de su identidad, o a través de instrumentos electrónicos que le permitan identificarse.
b) Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
c) Por estipulación a favor de otro o para otro.
d) Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.
Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del Titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél, se tendrá por no presentada.
2) La solicitud de rectificación, actualización o supresión debe ser presentada a través de los medios habilitados por AGROLEVELS S.A.S, deben contener, como mínimo, la siguiente información:
a) El nombre y domicilio del Titular o cualquier otro medio para recibir la respuesta.
b) Los documentos que acrediten la identidad o la personalidad de su representante.
c) La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el Titular busca ejercer alguno de los derechos.
d) En caso dado otros elementos o documentos que faciliten la localización de los datos personales.
RECTIFICACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE DATOS
La sociedad tiene la obligación de rectificar y actualizar a solicitud del Titular, la información de éste que resulte ser incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos arriba señalados. En las solicitudes de rectificación y actualización de datos personales el Titular debe indicar las correcciones a realizar y aportar la documentación que avale su petición.
AGROLEVELS S.A.S. podrá establecer formularios, sistemas y otros métodos simplificados y que se pondrán a disposición de los interesados.
SUPRESIÓN DE DATOS
El Titular tiene el derecho, en todo momento, a solicitar a AGROLEVELS S.A.S. la supresión de sus datos personales cuando:
a) Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1074 de 2015.
b) Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados.
c) Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recabados.
EJERCICIO DEL DERECHO DE SUPRESIÓN
Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el Titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por AGROLEVELS S.A.S.
Es importante tener en cuenta que el derecho de cancelación no es absoluto y el responsable puede negar el ejercicio del mismo cuando:
a) El Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
b) La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
c) Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del Titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el Titular.
En caso de resultar procedente la cancelación de los datos personales, la sociedad debe realizar operativamente la supresión de tal manera que la eliminación no permita la recuperación de la información.
REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN
Los Titulares de los datos personales pueden revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual.
Para ello, la sociedad deberá establecer mecanismos sencillos, de fácil acceso y gratuitos que permitan al Titular revocar su consentimiento, al menos por el mismo medio por el que lo otorgó y en los términos estipulados en la ley 1581 de 2012, sus Decretos reglamentarios y normas modificatorias o complementarias.
Se deberá tener en cuenta que existen dos modalidades en las que la revocación del consentimiento puede darse. La primera, puede ser sobre la totalidad de las finalidades consentidas, esto es, que la sociedad deba dejar de tratar por completo los datos del Titular; la segunda, puede ocurrir sobre tipos de tratamiento determinados, como por ejemplo para fines publicitarios o de estudios de mercado. Con la segunda modalidad, esto es, la revocación parcial del consentimiento, se mantienen a salvo otros fines del tratamiento que el responsable, de conformidad con la autorización otorgada, puede llevar a cabo y con los que el Titular está de acuerdo.
Por lo anterior, será necesario que el Titular al momento de elevar la solicitud de revocatoria, indique en ésta si la revocación que pretende realizar es total o parcial. En la segunda hipótesis se deberá indicar con cuál tratamiento el Titular no está conforme.
Habrá casos en que el consentimiento, por su carácter necesario en la relación entre Titular y Responsable por el cumplimiento de un contrato, por disposición legal no podrá ser revocado.
Los mecanismos o procedimientos que la sociedad establezca para atender las solicitudes de revocatoria del consentimiento otorgado no podrán exceder los plazos previstos para atender las reclamaciones conforme se señala en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.
SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN
En desarrollo del principio de seguridad establecido en la Ley 1581 de 2012, AGROLEVELS S.A.S, adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
IMPLEMENTACIÓN DE LAS MEDIDAS DE SEGURIDAD
La sociedad mantendrá protocolos de seguridad de obligatorio cumplimiento para el personal con acceso a los datos de carácter personal y a los sistemas de información.
El procedimiento deberá considerar, como mínimo, los siguientes aspectos:
a) Capacitación del personal que ingresa a la Compañía acerca de la Política de Tratamiento de datos personales y los mecanismos y protocolos de seguridad para el tratamiento de estos.
b) Ámbito de aplicación del procedimiento con especificación detallada de los recursos protegidos.
c) Medidas, normas, procedimientos, reglas y estándares encaminados a garantizar el nivel de seguridad exigido en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1074 de 2015.
d) Funciones y obligaciones del personal.
e) Estructura de las bases de datos de carácter personal y descripción de los sistemas de información que los tratan.
f) Procedimiento de notificación, gestión y respuesta ante las incidencias.
h) Procedimientos de realización de copias de respaldo y de recuperación de los datos. Controles periódicos que se deban realizar para verificar el cumplimiento de lo dispuesto en el procedimiento de seguridad que se implemente.
i) Medidas a adoptar cuando un soporte o documento sea transportado, desechado o reutilizado.
j) El procedimiento deberá mantenerse actualizado en todo momento y deberá ser revisado siempre que se produzcan cambios relevantes en el sistema de información o en la organización del mismo.
k) El contenido del procedimiento deberá adecuarse en todo momento a las disposiciones vigentes en materia de seguridad de los datos personales.
RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS
La sociedad AGROLEVELS S.A.S., que tiene la calidad de responsable del tratamiento, a través de la presente política se permite informar sus datos de identificación:
AGROLEVELS S.A.S.
NIT 900.673.169.
Domicilio principal: Carrera 43 A 18 Sur 174, oficina 201, Medellín, Colombia.
Dirección electrónica: legal@agrimanager.app.
VIGENCIA
El presente documento rige desde el día 1 de enero de 2024 y deja sin efecto las políticas y procedimientos anteriores sobre la misma materia.
